Process för externa klagomål

VIA Outlets strävar efter att bedriva sin verksamhet på ett etiskt och hållbart sätt.

Om du har några klagomål eller tvivel angående beslut eller åtgärder utförda av VIA Outlets, dess anställda eller dess agenter i detta avseende, kan du kommunicera ditt klagomål via denna säkra kanal: [email protected].

För dessa typer av felageranden kommer det alltid att finnas skäl för klagomål närhelst någon av dem uppstår:

o Begå brottslig handling;

o Underlåtenhet att följa en lagstadgad skyldighet;

o Orsaka fara för hälsa och säkerhet;

o Orsaka skador på miljön;

o Socialt kränkande beteende (t.ex. rasism, sexism eller någon form av diskriminering)

o Brott mot VIA Outlets värderingar och principer som beskrivs i VIA Outlets policyer, inklusive mutor och korruption;

o Ekonomiskt bedrägeri eller misskötsamhet;

o Uppförande som kan skada VIA Outlets rykte eller ekonomiska välbefinnande eller oetiskt beteende;

o Medvetet undanhållande av information som rör något av ovanstående.

Ditt klagomål kan lämnas i vilken form som helst, men det skulle verkligen hjälpa om du delade med dig av specifika fakta. Alla klagomål som lämnas via denna kanal kommer att tas på allvar och kommer att utredas av vår Compliance Manager (efterlevnadsansvarig). Vi kommer att säkerställa att ditt klagomål kommer att hanteras med förtroende, att din identitet förblir konfidentiell (när det är möjligt och om du föredrar det) och att du är skyddad mot repressalier och skadliga åtgärder.

Denna kanal för klagomål kan endast användas av externa parter.

För din information, här är processen som VIA Outlets följer om ett klagomål tas upp:

Steg 1 (rapportering)

Du kan rapportera skriftligen via e-postkanalen: [email protected]. Du kommer att få en bekräftelse på mottagandet av ditt klagomål inom 7 dagar från att det skickades in.

Steg 2 (bekräftelse på tillåtlighet och utredning)

VIA Outlets Compliance Manager kommer att informera dig huruvida ditt klagomål är tillåtet för utredning och om dina rättigheter under hela processen.

En intern utredning kommer att utföras av VIA Outlets Compliance Manager eller, vid behov, av Head of Legal. Du kommer att få uppdateringar om statusen för ditt klagomål och VIA Outlets Compliance Manager kan be om ytterligare information från dig och har rätt att göra ytterligare förfrågningar där det behövs, med interna eller externa parter (beroende på klagomålets karaktär).

Vänligen observera att denna kanal varken är en allmän eller kommersiell informationskanal eller en kanal för att ta upp kommersiella gästklagomål. Alla allmänna eller kommersiella frågor som ställs via denna kanal kommer inte att hanteras av VIA Outlets Compliance Manager, men de kommer att vidarebefordras till den ansvariga serviceavdelningen. För allmänna eller kommersiella frågor, kontakta [email protected].

Steg 3 (utfärdande av rapport)

När utredningen är avslutad kommer resultaten och rekommenderade lösningar att granskas gemensamt av VIA Outlets Compliance Manager och Head of Legal innan en slutrapport kommer att utfärdas.

Du kommer att informeras om utgången av utredningen så snart rapporten är klar. Under normala omständigheter strävar VIA Outlets efter att avsluta klagomålsprövningen och utredningsprocessen inom 3 månader från att det inkom (i komplexa ärenden kan denna process ta längre tid).

Vänligen observera att i tillämpliga fall kommer nödvändiga åtgärder att vidtas och, där det är motiverat eller krävs, kommer behöriga myndigheterna att informeras.

*För att skicka ett anonymt e-postmeddelande kan du skapa ett anonymt e-postkonto på vilken gratis plattform som helst, t.ex. https://protonmail.com